Gerenciar documentos na engenharia é mesmo necessário?

Por: Jairo Guimarães

Diariamente profissionais do ramo de engenharia e TI, se deparam com problemas referentes a gestão de documentos das áreas em que respectivamente atuam ou mesmo de toda a corporação, problemas esses que por uma ótica funcional são extremamente simples mas que causam um enorme transtorno para todos os que estão inseridos em um processo de fabricação do produto.

Anda hoje, diversas empresas gerenciam seus arquivos em diretórios criados e armazenados por um servidor comum e estruturado para toda a rede corporativa acessando estes documentos por intermédio de um gerenciador de arquivos do sistema operacional. É aí que surgem os problemas: arquivos apagados sem um controle ou histórico de quem ou porque foram excluídos, criação de arquivos duplicados sem uma devida atenção ou até mesmo ferramenta de comparação dos mesmos, falta de informações pertinentes ao projeto, como controle de revisões, comparação entre versões de arquivos ou componentes de dois conjuntos similares, sem contar o tempo perdido para encontrar um arquivo na rede sem uma ferramenta adequada.

E em muitos casos diversos setores de uma mesma empresa como marketing e compras, ou até mesmo outras fornecedores e clientes, precisam visualizar ou ter acesso aos documentos de forma rápida e segura do ambiente de engenharia, para que possam inserir comentários, visualizar alguma dimensão, ou simplesmente ilustrar o projeto para uma validação e aprovação do mesmo.

Em um recente estudo realizado pelo Aberdeen Group* ilustra exatamente os problemas encontrados por empresas do segmento de Manufatura ao migrarem seus arquivos 2D para 3D e os agravantes entre vínculos interdepartamentais onde a integração entre times de engenharia bem como setores de marketing, compra e vendas é extremamente necessária, e em muitos casos as empresas não estão preparadas para manterem esses vínculos simplesmente por que não possuem uma solução que possibilite controlar o acesso aos documentos, o controle do fluxo e andamento do projeto entre os setores ou mesmo somente visualizar os arquivos provenientes do CAD.

Analisando os problemas encontrados, a solução tangível para que isso seja solucionado, é a criação de um banco de informações centralizadas, que permita de uma maneira segura ser acessado externamente via WEB, e para que isso seja possível, diversas empresas classificadas como de alta performance, segundo o estudo realizado pelo Aberdeen Group, utilizam sistemas PLM Product Life-cycle Management, que possibilitam integrar diversos setores de uma mesma empresa e até mesmo clientes externos, controlando todo o fluxo de informações e acessos desses usuários por meio de um workflow estruturado onde cada um tenha acesso e permissão para visualizar, solicitar alterações, realizar o download de algum documento ou arquivo. Sendo que esses atributos são customizados e padronizados pelo administrador do sistema.

Com o PLM, é possível ainda, rastrear o status do projeto, controlar as revisões de forma automática, solicitar ordens de alteração do projeto ( ECOs* ) de maneira que os envolvidos são avisados automaticamente por meio de e-mail. Podendo realizar também a integração junto a um sistema ERP, onde por exemplo pode-se extrair as informações da lista de materiais proveniente do CAD, fazendo com que os elementos e produtos necessários para a fabricação do projeto sejam comprados sem desperdício, afim de planejar o custo efetivo para a execução do mesmo.

Para a escolha de um sistema PLM ideal para sua empresa, algumas informações devem ser consideradas, como o custo de implantação, tempo para estruturação necessário do workflow, interoperabilidade via WEB, possibilidade de customização, interação com mais de um sistema CAD, segurança efetiva dos arquivos, visualização dos documentos e continuidade do produto.

Observando todos esses fatores, as principais vantagens em implantar um sistema PLM podem ser resumidas em proteção dos dados de engenharia e setores envolvidos, maior quantidade de informações relacionadas ao produto e a confiabilidade na veracidade das mesmas, otimizando o tempo para execução das tarefas e minimizando erros de produção, além de rastrear toda a evolução do projeto.

Como já citado inúmeras empresas utilizam esse tipo de sistema para controlar e planejar sua produção. Controlando custos, tempo e diversos recursos necessários para a efetivação do projeto, por isso conseguem introduzir seus produtos no mercado antes de seus concorrentes com preços melhores, mais eficazes e com uma melhor qualidade, aumentando seu lucro efetivo e sendo cada vez mais, sinônimo de excelência.

Faça o download do relatório completo realizado pelo Aberdeen Group: http://www.aberdeen.com/summary/report/benchmark/RA_2D_3D_3476.asp

Aberdenn Group: Empresa destinada a estudos e pesquisas de tecnologia utilizadas no ambiente de engenharia, com sede em Boston, USA.

ECO: Engineerring Change Order, Ordem de alterações da engenharia.

Enviado por Jairo Guimarães consultor técnico da Digicade Tecnologia de Belo Horizonte, especialista nas soluções Autodesk Inventor, AutoCAD Mechanical, Autodesk VAULT e Productstream, graduando em Tecnologia da Informação Fundação Mineira de Educação, Técnico Mecânico formado pelo SENAI-SP.